Privacybeleid COBIQO

Versie 1.0 · Van kracht vanaf 26 oktober 2026

1. Inleiding

Dit Privacybeleid legt uit hoe Cobofam South SL ("Cobiqo", onderdeel van de Cobofam-groep) persoonsgegevens verzamelt, gebruikt en beschermt in verband met het COBIQO-platform (app.cobiqo.com), de website cobiqo.com en aanverwante diensten (de "Dienst").

Cobiqo verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de toepasselijke nationale wetgeving.

2. Verwerkingsverantwoordelijke en verwerker

Cobiqo is verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die zij voor eigen doeleinden verwerkt, waaronder:

• accountbeheer en aanmelden;
• facturatie van abonnementen;
• beveiliging van het platform;
• ondersteuning;
• productverbetering en analyse;
• verkoop en marketing via cobiqo.com.

Voor persoonsgegevens die klanten in de Dienst verwerken, treedt Cobiqo op als verwerker. Dat zijn bijvoorbeeld hun klanten, leveranciers, contactpersonen en personeel. De klant is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke; zie de Verwerkersovereenkomst. Wie vragen heeft over gegevens die een klant van Cobiqo over hem bijhoudt, richt zich in de eerste plaats tot die klant.

3. Welke persoonsgegevens we verzamelen

3.1 Account- en aanmeldgegevens

• naam, e-mailadres, telefoonnummer, taal;
• bedrijfsgegevens (naam, adres, btw-nummer);
• inloggegevens (het wachtwoord alleen als versleutelde hash);
• gegevens van de tweestapsverificatie en vertrouwde toestellen (toestel, IP-adres, tijdstip).

3.2 Gebruiks- en beveiligingsgegevens

• logs van aanmeldingen, accountwissels en geweigerde toegang;
• IP-adres, browser- en toestelinformatie;
• interacties met de Dienst en verbruik (documenten, AI-scans).

3.3 Gegevens in de Dienst (namens onze klanten)

Afhankelijk van wat de klant gebruikt:

• facturen, offertes, bestellingen en boekhoudkundige gegevens, met de namen en contactgegevens van klanten, leveranciers en contactpersonen;
• bankverrichtingen en rekeningnummers;
• personeels- en loongegevens, zoals identificatienummers (bv. rijksregisternummer), adres, contract, loon, voordelen, afwezigheden en voertuigen;
• documenten die de klant oplaadt of laat uitlezen;
• taken, tijdsregistratie en notities;
• supportberichten.

3.4 Communicatiegegevens

• e-mails en supportinteracties;
• feedback en berichten;
• voor wie via cobiqo.com een proef start: de gegevens uit het formulier en de verdere opvolging.

4. Doeleinden van de verwerking

We verwerken persoonsgegevens voor:

• het leveren en exploiteren van de Dienst;
• het beheren van logins, accounts en rechten;
• facturatie en betalingsverwerking;
• beveiliging, fraudepreventie en het onderzoeken van incidenten;
• klantenondersteuning, waaronder Meekijken: een supportmedewerker bekijkt het account zoals de gebruiker het ziet, met een gelogde reden (zie artikel 16 van de Algemene Voorwaarden);
• het verbeteren en ontwikkelen van de Dienst, met geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens;
• verbruiks- en kostenopvolging, waaronder AI-kosten per account;
• naleving van wettelijke verplichtingen, waaronder boekhouding en fiscale bewaarplicht.

5. Rechtsgrond

We verwerken persoonsgegevens op basis van:

• de uitvoering van een overeenkomst (het leveren van de Dienst);
• wettelijke verplichtingen (bv. boekhouding, facturatie, bewaarplicht);
• gerechtvaardigde belangen (beveiliging, ondersteuning, verbetering van de Dienst, verkoop aan zakelijke klanten);
• toestemming, waar vereist (bv. bepaalde cookies).

6. Delen van gegevens

6.1 Dienstverleners (subverwerkers)

We delen persoonsgegevens alleen met dienstverleners die we nodig hebben om de Dienst te leveren. De actuele lijst staat in bijlage 2 van de Verwerkersovereenkomst. Het gaat onder meer om:

• hosting en opslag;
• mail;
• het Peppol-netwerk;
• AI-providers voor het uitlezen van documenten en voor controles en voorstellen;
• betalingen.

6.2 Gekoppelde diensten

Wanneer de klant externe diensten koppelt, zoals een bank of een webshop, worden gegevens met die diensten uitgewisseld in opdracht van de klant.

6.3 Wettelijke verzendingen en overheden

Facturen worden in opdracht van de klant via Peppol verzonden. Spaanse factuurregistraties gaan naar de belastingdienst (VeriFactu). Verder delen we gegevens met overheden waar de wet dat vereist, of ter bescherming van rechten in rechte.

7. Internationale doorgiften

We bewaren de gegevens van de Dienst in de Europese Economische Ruimte: de applicatie en de databases draaien in de Benelux, bestanden staan bij Google Cloud in België en een versleutelde back-upkopie bij Google Cloud in Nederland. Als een dienstverlener gegevens buiten de EER verwerkt (bijvoorbeeld een AI-provider), zorgen we voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen (SCC's) of een adequaatheidsbesluit.

8. Bewaartermijnen

Bij verwijdering van een account wordt een login die nergens anders meer gebruikt wordt, geanonimiseerd.

9. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder:

• een aparte database per account;
• tweestapsverificatie, verplicht voor beheerders en platformmedewerkers;
• versleuteling tijdens overdracht en van back-ups;
• logging van aanmeldingen, beheerhandelingen en Meekijken;
• toegang voor medewerkers volgens het principe van minimale rechten.

10. Jouw rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

• inzage te vragen in je persoonsgegevens;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• verwijdering te vragen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen de verwerking;
• gegevensoverdraagbaarheid te vragen.

Verzoeken kunnen worden ingediend via de contactgegevens hieronder. Gaat het om gegevens die een klant van Cobiqo in de Dienst bijhoudt, dan sturen we je verzoek door naar die klant. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit, in de eerste plaats de Agencia Española de Protección de Datos (Spanje, aepd.es), of de autoriteit van het land waar je woont, zoals de Gegevensbeschermingsautoriteit (België, gegevensbeschermingsautoriteit.be).

11. Cookies

De Dienst gebruikt cookies die nodig zijn om te werken, zoals de sessie, de taal en "dit toestel vertrouwen". Voor andere cookies vragen we toestemming waar dat vereist is.

12. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit Privacybeleid bijwerken. Wijzigingen worden gepubliceerd op cobiqo.com en, waar gepast, gemeld aan gebruikers.

13. Contact

Voor vragen of verzoeken met betrekking tot dit Privacybeleid:

Cobofam South SL (COBIQO) C/ Alejandro Dumas 17, 29004 Málaga, Spanje
NIF B93938421, btw ESB93938421, ingeschreven in het Registro Mercantil de Málaga, blad MA-200924 (EUID ES29023.000702027)
Bijkantoor België: Opperstraat 158, 1770 Liedekerke
info@cobofam.be